E-Rechnungen in den Vereinen

Wie auch in anderen EU-Ländern, hat der Gesetzgeber in Deutschland zum 1.1.2025 die E-Rechnung eingeführt.
Auch Vereine sind davon betroffen. Seit Januar müssen auch Vereine die E-Rechnungen empfangen und durch ihre EDV verarbeiten können. Ab dem Januar 2028 müssen dann auch Vereine an Firmen E-Rechnungen ausstellen können.

Es sei denn einer der folgenden Punkte trifft zu:

Die Rechnung beträgt weniger als 250 Euro brutto
Die Rechnung ist für Umsätze, die Steuerfrei sind (§4 Nr. 8 bis 29 UStG)
Die Rechnung ist für Umsätze aus dem ideellen Bereich

Nur Rechnungen, die an Unternehmen gehen, müssen als E-Rechnungen verschickt werden. Rechnungen an Mitglieder müssen nicht im E-Rechnungs-Format gestellt werden.

Schon heute wichtig

Für Vereine ist es schon heute wichtig, dass sie in der Lage sind E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ansonsten sind Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, z.B. bei großen Festen, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Es ist leider nicht ausreichend die Rechnungen auf dem eigenen PC oder einem Server zu speichern. Denn folgende Punkte müssen erfüllt werden, damit sie revisionssicher und GoBD-Konform sind:

Die Rechnung darf nicht veränderbar sein
Die Rechnung muss vollständig sein
Die Rechnung muss nachprüfbar sein
Die Rechnung muss mindestens acht Jahre gespeichert werden. (Gezählt wird die Zeit ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung)

Nächste Schritte

Vereine sollten zunächst schauen, wieweit sie von ihrer Digitalisierung her sind.

Viele werden bereits Buchhaltungsprogramme nutzen, die in der Regel auch für E-Rechnungen geeignet sind.
Sollte dies nicht der Fall sein, sollten folgende Schritte erledigt werden:

Erstellung einer Rechnungsempfangs-E-Mail, wie etwa "buchhaltung@Trachtenverein". Die Lieferanten sollen ihre Rechnungen zukünftig an diese E-Mail Adresse senden.
einführung einer aktuellen software, die sowohl Eingangsrechnungen verarbeiten aber auch später E-Rechnungen erstellen kann.

Wenn ein Verein später einmal nur wenige E-Rechnungen schreiben wird kann es auch sein, dass kostenfreie online-Tools eine sinnvolle alternative zu gekauften Produkten sind.

Übergangsregelungen

Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen. Der Empfang muss schon heute gewährleistet werden.

Für das Erstellen aber schon:

Bis Ende 2026 können Rechnungen noch als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden, z.B. auf Papier oder als PDF-Datei
Bis Ende 2027 können kleinen Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr erzielt haben, Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnungen ausstellen
Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen bei inländischen Umsätzen mit inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden

weitere Informationen

Wir werden auf dieser Seite auch weiterhin Informationen zur E-Rechnung, die die Vereine betreffen, bereitstellen.

Weiterführende Informationen gibt es zum Beispiel auf der Seite der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt