• Die Jahreszahl und der Stichtag wird automatisch für das entsprechende Jahr eingetragen
• Die Ermittlung erfolgt immer zum 31.10. des jeweiligen Jahres
• Vereinsname und Vereinsort eintragen
• den zugehörigen Gauverband auswählen
• den Regierungsbezirk vom Vereinssitz auswählen
• Landkreis des Vereinssitzes eintragen
• Über die Schaltflächen gelangt man zu den entsprechenden weiteren Arbeitsmappen

• die meisten Schaltflächen sind "selbsterklärend"
• über die Schaltflächen gelangt man zu den entsprechenden Arbeitsmappen
• bei Drücken von "Neis Deandl/Neia Bua" öffnet sich eine Maske zum Eintragen eines neuen Dirndls/eines neuen Buam
• drückt man auf "Deandl/Bua ändern" wird der Eintrag des Dirndls/Buam geöffnet in dem der Cursor steht
• Bei "Deandl/Bua löschen" wird der Eintrag gelöscht in dem der Cursor steht
• die "zusätzlichen Angaben I-III" kann jeder Verein selbst bestimmen; in der Erfassungsmaske kann dies entsprechend ausgefüllt werden

• im oberen Bereich der Erfassungsmaske werden die persönlichen Angaben der Kinder und Jugendlichen eingetragen (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
• im mittleren Bereich der Erfassungsmaske können die verschiedenen Gruppen, Tätigkeiten, Aktivitäten der Kinder und Jugendlichen ausgewählt werden; sobald eine Gruppe ausgewählt wird, wird automatisch bei "Jugendliche bis einschl. 26 Jahren" ebenfalls ein Haken gesetzt; wird "Jugendlicher ist passiv" ausgewählt, werden alle weiteren Haken gelöscht
• trifft keine der aufgeführten Gruppen, Tätigkeiten, Aktivitäten auf das Kind/den Jugendlichen zu, oder übt sie/er weitere/andere aus, können diese als "Sonstiges 1-3" erfasst werden; dabei muss jedoch die Bezeichnung der sonstigen Tätigkeit mit eingetragen werden
• im unteren Bereich der Erfassungsmaske können freiwillige Angaben gemacht werden; das kann jeder Verein selbst bestimmen

• sollen die erfassten Daten bei einem Kind/Jugendlichen geändert werden, geschieht das über die Änderungsmaske; das ist die selbe Maske wie bei der Erfassung nur mit den bereits erfassten Daten; hier können nachträglich Aktivitäten gelöscht bzw. hinzugefügt werden

• soll das Kind/Jugendlicher gelöscht werden, dann geschieht das über die Schaltfläche "Deandl/Bua löschen"; das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden; es erfolgt jedoch eine vorherige Sicherheitsabfrage

• die Schaltflächen sind grundsätzlich die gleichen wie bei der Erfassung der Dirndl und Buam

• hier werden die Daten der Jugendleiter (analog wie bei den Dirndl und Buam) erfasst
• neben den persönlichen Angaben (Name, Anschrift, Geburtsdatum) werden auch die Aus- und Weiterbildungen sowie die Juleica-Nummer erfasst
• Jugendleiter ohne Juleica-Nummer und nicht mehr gültiger Juleica können zwar eingetragen werden, werden aber nicht in den Erhebungsbogen und somit Förderantrag übernommen!
• unter "Sonstiges" können noch zusätzliche Angaben gemacht werden

• die in den Arbeitsmappen erfassten Daten der Kinder und Jugendlichen werden in diese Maske automatisch eingefügt
• der Vereinsname, Sitz des Vereins sowie der Regierungsbezirk werden aus dem Deckblatt übernommen
• die Jugendleiter müssen selbst eingetragen werden
• über die an der rechten Seite angebrachten Schaltflächen gelangt man zu den entsprechenden Arbeitsmappen

• in dieser Maske muss in "Zeile 13" noch die gesamte Anzahl der Mitarbeiter in der Jugendarbeit (z.B. Eltern, Vorplattler, etc...) eingetragen werden; alle anderen Daten werden vom Programm selbstständig eingetragen
• in "Zeile 14" werden die qualifizierten Jugendleiter - die eine gültige Juleica haben - aus der Jugendleitererfassung übernommen
• in "Zeile 15" werden die anhand der Förderrichtlinien förderfähigen Jugendleiter berechnet (je angefangene 10 Kinder/Jugendliche 1 förderfähiger Jugendleiter)
• in "Zeile 16" werden die tatsächlich förderfähigen Jugendleiter angegeben

Sobald alle Kinder, Jugendlichen und Jugendleiter eingetragen wurden und der Erhebungsbogen somit fertig ausgefüllt ist, muss der Erhebungsbogen mit der Schaltfläche "Erhebungsbogen extra speichern" abgespeichert werden. Dabei werden nur die Daten im Erhebungsbogen als Extra-Datei gespeichert. Persönliche Daten der Kinder, Jugendlichen und Jugendleiter werden nicht davon erfasst.

Dieser Schritt ist wichtig, da für die Weiterleitung an die Gauverbände nur dieser extra abgespeicherte Erhebungsbogen im Excel-Format für die Konsolidierung verarbeitet werden kann. Bitte nicht die ganze Datei, PDF´s oder Screenshots weiterleiten. Das führt nur zu Rückfragen.

Auch für die Stichprobenprüfung ist das wichtig: da die Prüfung immer im Folgejahr erfolgt und durch die Makro-Programmierung automatisch die neuen Jahreszahlen gezogen werden, verfälscht das die Jugenderhebung im Erhebungsbogen.

• mit der Version 2.20 des Jugenderhebungsbogens wurde die Jugenderhebung und der Förderantrag wieder getrennt; Hintergrund ist die Einführung der Förderung von Erwachsenenbildungsmaßnahmen. Seitens des Finanz-und Heimatministeriums wurde ein gemeinsamer Antrag der Erwachsenen- und Jugendförderung vorgegeben
• der Jugendleiter erstellt mit der Jugenderhebung die Mehrfachzählung sowie die förderantragsrelevanten Daten zur Weiterleitung an den entsprechenden Vereinsverantwortlichen, der den Hauptförderantrag ausfüllt und stellt
• diese Arbeitsmappe zieht sich automatisch die zwei weiterzuleitenden Zahlen aus der Jugenderhebung
  • Pro-Kopf-Förderung von Kinder/Jugendlichen ab 3 bis einschl. 26 Jahre
  • Anzahl qualifizierte Jugendleiter

Die Förderung kann nur mit dem Hauptförderantrag "Formblatt Zuschussantrag Vereine an Gauverbände (Vordruck Vereine)" beantragt werden. Es genügt nicht nur die Förderantragsdaten einzureichen.

Mit den "Zusätzlichen Auswertungen" können die Listen der Dirndl und Buam nach gewissen Kriterien ausgewertet werden. Dabei wird die ausgewählte Spalte nach den eingetragenen Suchkriterien durchsucht und die gesamte Anzahlausgewiesen. So kann z.B. die Anzahl der Kinder des gleichen Alters oder mit der gleichen Postleitzahl angezeigt werden.

Weiterhin sind auch Auswertungen der "Zusätzlichen Angaben" aus den erfassten Daten zu den Kindern und Jugendlichen möglich.  Hierbei ist wichtig, dass bei der Erfassung immer die gleiche Angabe eingetragen werden muss.